Behandle jede Gaestenachricht als Teil der Reise, nicht als isolierten Text. Die Buchung liefert Namen und Daten, die Nachricht traegt die zeitkritische Aktion, und der private Gaesteguide bewahrt Informationen auf, die spaeter erneut gebraucht werden. Wenn diese Quellen nicht uebereinstimmen, verbreitet Automatisierung den Fehler schneller. Pruefe deshalb zuerst die Daten und danach Text, Ausloeser und Link.
Schreibe fuer einen Gast, der unterwegs auf ein Telefon schaut. Stelle Entscheidung oder Aktion in die ersten zwei Zeilen, nutze einen Schritt pro Satz und beschrifte Zeiten, Codes, Netzwerke oder Adressen. Eine freundliche Begruessung ist wichtig, darf die praktische Information aber nicht verdecken. Lies den Entwurf laut und teste ihn genau in der Situation, in der er gebraucht wird.
Personalisierung soll bestaetigen, dass die Nachricht zu diesem Aufenthalt gehoert. Verwende Gastname, Unterkunft, Datum und nur verlaesslich befuellte Variablen. Halte eine einfache Ersatzversion fuer kurzfristige Buchungen, geaenderte Zugangswege oder Plattformverzoegerungen bereit. Ein leeres Feld darf keine unverstaendliche Anweisung erzeugen.
Automatisiere vorhersehbare Zeitpunkte und gepruefte Fakten. Uebernimm persoenlich bei Sicherheitsproblemen, gescheitertem Zugang, Zahlungsfragen, Ausnahmen oder Situationen, die Urteilskraft verlangen. Ziel ist nicht, Gespräche zu vermeiden. Wiederholte Sucharbeit soll entfallen, damit Aufmerksamkeit fuer die menschlich wichtigen Faelle bleibt.